L'Università degli studi di Trieste è titolare dei dati personali, ivi compresi i dati contenuti nelle banche di dati automatizzate o cartacee, da essa detenuti.
I 'Responsabili' dei dati sono i responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio in cui si articola l'Università.

Ai fini del presente Regolamento si intende per struttura:

- nell’Amministrazione principale, l’articolazione organizzativa corrispondente alla Divisione, alla Sezione, nonché ad altro ufficio o servizio comunque denominato non incardinato in una Sezione;
- le Facoltà, i Dipartimenti, i Centri Servizi autonomi.
Il titolare, nella persona del Rettore, può comunque designare, con proprio provvedimento, responsabili del trattamento dei dati diversi dai soggetti sopra indicati, anche esterni all’Università.

I dati personali oggetto di trattamento sono:

1) trattati in modo lecito e secondo correttezza;
2) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, e utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi;
3) esatti e, se necessario, aggiornati;
4) pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati;
5) conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati.

I sistemi informativi sono configurati in modo tale da ridurre al minimo l’utiliizzazione di dati personali ed identificativi ed in modo da evitare il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante dati anonimi o modalità di identificazione dell’interessato solo in caso di necessità.

Ciascuna struttura dell’Università di Trieste fornisce agli interessati, ogniqualvolta provveda alla raccolta di loro dati personali, idonea informativa nella quale siano specificate:

- le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati richiesti;
- la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento di dati richiesti e le conseguenze di un eventuale rifiuto a fornirli;
- i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono venire comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati e l’ambito di diffusione dei dati medesimi;
- i diritti spettanti all’interessato ai sensi dell’art. 7 del Codice;
- gli estremi identificativi del titolare e dei responsabili.
L’informativa può essere resa anche oralmente, per il tramite degli incaricati, ovvero inserita in moduli e formulari, affissa nei locali aperti al pubblico o ancora inclusa in pagine WEB.

All’interessato spettano i diritti di cui all’art. 7 del Codice e precisamente:

1. di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. di ottenere l’indicazione dell’origine dei dati, della logica applicata al trattamento effettuato con mezzi elettronici, degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati;
3. di ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
4. di ottenere l’attestazione che le operazioni di cui al precedente n. 3 sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si manifesta impossibile o richieda un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
5. di opporsi, in tutto o parzialmente, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta e al trattamento di dati che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

L'interessato può esercitare i diritti di cui all’articolo 7 mediante richiesta scritta rivolta al titolare o al responsabile del trattamento.

La richiesta può essere formulata anche oralmente nel caso di esercizio dei diritti di cui all’art. 7 lettere 1 e 2.
I dati sono estratti a cura dell’incaricato e, ove sia possibile, la richiesta presentata dall'interessato viene soddisfatta in via informale e immediata, con comunicazione anche orale ovvero offerta in visione mediante strumenti elettronici. In caso di richiesta, si provvede alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico ovvero alla trasmissione per via telematica.
Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato dell'istanza, il responsabile deve provvedere nel minor tempo possibile, dandone comunicazione scritta all'interessato, e comunque non oltre 30 giorni dalla data di ricevimento della richiesta.
Quando l’estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa, il riscontro può avvenire mediante esibizione o consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti.