La registrazione a protocollo dei documenti analogici cartacei in partenza è effettuata dal personale dell’AOO o della UO interessata abilitato ad accedere al sistema informatico Titulus incaricato di siffatto tipo di operazione.
L’inserimento dei dati relativi al destinatario è assoggettata alle Linee guida per l’inserimento dell’anagrafica descritte nell’Allegato F.
Le operazioni comprendono la classificazione e l’obbligo dell’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus.

Sono esclusi dalla digitalizzazione solo quei documenti o allegati per i quali la procedura di scansione sia impossibile o difficoltosa in ragione del formato (documento rilegato e voluminoso, foglio di carta eccedente il formato A4, ecc.) o per il tipo di supporto (CD, DVD, ecc.) e, in ogni caso, i documenti e gli allegati in formato cartaceo che superino n. 10 fogli in formato A4.
Nei casi in cui, per le ragioni suesposte, non sia possibile digitalizzare integralmente i documenti e gli allegati, va inserita nel campo Note della registrazione del protocollo la dicitura “si trasmette per via postale il documento cartaceo composto da n _ fogli”; “l’allegato composto da n _ fogli”; gli allegati composti da n._ fogli”, ecc.
Successivamente alla registrazione, il responsabile del procedimento o affare assicura la fascicolazione del documento analogico cartaceo redatto secondo l’impostazione grafica di un modello istituzionale prescelto dalla AOO, sia nel sistema informativo Titulus che, nel corrispondente fascicolo cartaceo.

I documenti analogici cartacei dotati di firma autografa prodotti da una AOO o da una UO dell’Università, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, vanno di norma redatti in due esemplari, un originale per il destinatario e una minuta in originale da conservare nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare dell’AOO o della UO mittente.
Successivamente alla registrazione a protocollo i documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della corrispondenza (per l’AOO Amministrazione centrale ) ovvero spediti direttamente dalla UO mittente di norma lo stesso giorno lavorativo della protocollazione.
Qualora i documenti, successivamente alla registrazione a protocollo, vengano trasmessi via fax va apposta sull’originale del documento la seguente dicitura: “la trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale”
Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale.
Le ricevute dell’avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la trasmissione e conservate all’interno del fascicolo di pertinenza del documento.

Il documento informatico in partenza, sottoscritto con firma digitale e validazione temporale a cura dello stesso soggetto legittimato ad apporre sul corrispondente cartaceo la firma autografa, deve essere registrato a protocollo dell’AOO o UO mittente. Il file firmato digitalmente deve essere associato nel contesto dell’operazione di registrazione con memorizzazione nel sistema Titulus.
Se il documento informatico sottoscritto con firma digitale è destinato a enti o soggetti terzi esterni all’Università, esso dev’essere trasmesso, a cura dell’AOO o UO mittente, per posta elettronica alla casella di PEC del destinatario indicando gli estremi della registrazione di protocollo, oppure attivando la funzione di interoperabilità del sistema di protocollo fra enti laddove già attiva.
Per la spedizione di documenti informatici l’AOO si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme al DPR 11/2/2005 n. 68 in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e consegna dei documenti.

Onde limitare il flusso di documenti analogici cartacei fra le AOO e le UO dell’Università, i documenti analogici cartacei formati da una AOO dell’Università destinati ad un’altra AOO dell’Università vanno redatti in un unico originale, sottoscritto con firma autografa, comprensivo di tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario.

Le operazioni di registrazione comprendono la classificazione l’acquisizione in formato immagine del documento tramite il processo di scansione e conseguente memorizzazione nel sistema informativo Titulus.
Tramite la funzione di invio telematico inclusa nel sistema Titulus, l’AOO o la UO mittente trasmette il documento informatico alla casella di posta dell’AOO destinataria dell’Università.
Il sistema informativo Titulus pone l’AOO destinataria in condizione di registrare a protocollo il documento in arrivo pervenutole in via telematica avendo a disposizione il documento in formato immagine unitamente ai dati di registrazione a protocollo dell’AOO mittente.

Il sistema Titulus mantiene le registrazioni delle operazioni effettuate dal soggetto abilitato ed a quelle connesse con la PEC