SBA è composto da biblioteche – che organizzano i punti biblioteca - e dai seguenti servizi centralizzati:
Amministrazione generale e gestione contabile di tutto SBA: si occupa di tutte le questioni relative all’organizzazione generale di SBA – gare d’appalto e relativi contratti, attività amministrative centralizzate, supporto per convenzioni etc. – e dell’organizzazione e gestione del bilancio e dei sottobilanci
Gestione sistemi informatici di SBA: organizza i sistemi informatici destinati ai data base specifici delle biblioteche e il sito web, cura tutti i problemi relativi all’hardware e al software di computer e terminali utilizzati dal personale e dall’utenza, garantisce i sistemi di sicurezza informatica e gli aggiornamenti tecnologici in accordo con il Centro servizi informatici di Ateneo
Gestione del polo locale del Servizio Bibliotecario Nazionale: organizza il catalogo collettivo del polo locale, garantisce i rapporti con le altre istituzioni che fanno parte del polo, mantiene i contatti con gli organi centrali che gestiscono il Servizio Bibliotecario Nazionale e con gli altri poli SBN, si occupa di seguire l’evoluzione informatica di SBN e di proporre gli opportuni aggiornamenti
Gestione centralizzata delle risorse bibliografiche elettroniche di tutto l’Ateneo: cura l’organizzazione degli accessi alle risorse elettroniche disponibili, mantenendo i contatti con le strutture dell’Ateneo e con i fornitori, garantisce l’evoluzione organizzativa in accordo con gli indirizzi nazionali definiti dalla Crui e dai suoi organismi, gestisce gli abbonamenti centralizzati e le rilevazioni annuali dei periodici presso tutte le strutture dell’Ateneo
Gestione della formazione di utenza e personale e della comunicazione: organizza i fabbisogni formativi specifici del personale delle biblioteche in collegamento con i servizi formativi dell’Amministrazione centrale, segue la formazione specifica dei collaboratori esterni – volontari del servizio civile etc. -, cura i flussi comunicativi all’interno di SBA, tra SBA e le altre strutture dell’Ateneo e verso l’esterno.
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo è un centro di spesa autonomo, assoggettato alle norme del regolamento amministrativo contabile dell’Università degli studi di Trieste.
Le biblioteche di SBA sono equiparate ai centri di spesa non autonomi, come definiti dal regolamento amministrativo contabile, hanno autonomia di spesa, ma non hanno autonomia di bilancio. Anche i servizi centralizzati costituiscono un centro di spesa non autonomo.
In fase transitoria anche i punti biblioteca possono essere assimilati ai centri di spesa non autonomi.
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo riceve dall’amministrazione centrale i fondi per tutte le biblioteche che fanno parte del Sistema e li distribuisce tra le biblioteche utilizzando indici.
Gli indici saranno differenziati per:
· funzionamento. Per stabilire l’indice Funzionamento sarà necessario tener conto per ogni biblioteca di:
superficie
numero di volumi della collezione bibliografica
numero di persone in servizio
studenti iscritti del bacino d’utenza
docenti del bacino d’utenza
spese sostenute negli ultimi cinque anni da strutture esterne a SBA per la realizzazione di biblioteche, anche con riguardo all’acquisto di libri e periodici
· monografie e periodici. Per stabilire l’indice Monografie e l’indice Periodici sarà necessario tener conto per ogni biblioteca di:
studenti iscritti del bacino d’utenza
docenti del bacino d’utenza
numero di insegnamenti dell’area d’utenza
costo medio di acquisizioni di monografie e abbonamenti degli ultimi cinque anni
spese sostenute negli ultimi cinque anni da strutture esterne a SBA per la realizzazione di biblioteche, anche con riguardo all’acquisto di libri e periodici.
Il centro di spesa non autonomo Servizi centralizzati e la biblioteca Polo P.le Europa – S. Giovanni 1 ricevono fondi specifici per i servizi gestiti in modo centralizzato.
Possono essere assegnati fondi finalizzati per progetti o esigenze particolari.
Ogni punto biblioteca e ogni servizio centralizzato ha un responsabile, ogni biblioteca ha un direttore, SBA ha un coordinatore.
5.3.1 Responsabile del punto biblioteca
Il Responsabile del punto biblioteca è scelto tra il personale di ruolo dell’area delle biblioteche.
Il Responsabile è nominato dal Direttore amministrativo su proposta del Coordinatore di SBA, sentito il Direttore della biblioteca.
Ogni biblioteca organizza i servizi e le procedure di lavoro dei singoli punti secondo le necessità e usando criteri di efficienza ed efficacia.
5.3.1.1 Responsabile – livello minimo
Al livello minimo il Responsabile del punto biblioteca ha autonomia e responsabilità di gestione nell’organizzazione dei servizi, all’interno della programmazione annuale di SBA. Risponde inoltre della raccolta dei dati sui servizi offerti, in base a quanto previsto annualmente da SBA per la misurazione e valutazione delle biblioteche.
5.3.1.2 Responsabile – livello massimo
Al livello massimo il Responsabile del punto biblioteca ha le responsabilità di gestione amministrativa e contabile previste nel regolamento amministrativo-contabile dell’Università per il direttore del centro di spesa non autonomo. Mantiene ovviamente le responsabilità considerate al livello minimo. In questo caso:
· è responsabile dell’organizzazione e della qualità dei servizi del punto biblioteca. A tal fine, sulla base degli obiettivi definiti annualmente da SBA in accordo con l’amministrazione, redige una relazione programmatica, in cui sono definiti gli specifici obiettivi da raggiungere, e la relativa relazione consuntiva
· garantisce la correttezza delle procedure biblioteconomiche
· gestisce il sottobilancio e propone le necessità per il bilancio di previsione
· è consegnatario dei beni mobili.
All’interno di ogni biblioteca i compiti sopra esposti possono essere accentrati, completamente o in parte, in un singolo punto. Lo sviluppo delle biblioteche tenderà a un’organizzazione centralizzata.
Deve essere comunque garantito il livello minimo di gestione dei punti biblioteca per quanto riguarda i servizi e le responsabilità. La riorganizzazione dei servizi e delle procedure di lavoro dei punti biblioteca è proposta dai Direttori delle biblioteche al Comitato di SBA, che la esamina e formula a sua volta una proposta al Direttore amministrativo in occasione della programmazione annuale e triennale del personale.
Il Direttore della biblioteca è nominato dal Direttore amministrativo, su proposta del Coordinatore SBA, tra i Responsabili dei punti biblioteca. L’incarico dura cinque anni e può essere rinnovato. Nelle biblioteche con un solo punto biblioteca, dove si configuri il livello massimo di responsabilità le figure di Responsabile e Direttore coincidono.
Il Direttore della biblioteca ha le seguenti responsabilità, oltre a mantenere quelle del proprio punto biblioteca:
· gestisce il personale assegnato da SBA alla biblioteca
· coordina il lavoro dei Responsabili dei punti biblioteca, gli orari di apertura e i servizi dei vari punti
· garantisce il collegamento con tutte le strutture presenti nell’area scientifica di pertinenza
· fa parte del Comitato del Sistema Bibliotecario di Ateneo.
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo ha un Responsabile amministrativo-contabile, incaricato dal Direttore amministrativo, che ha le seguenti responsabilità:
· indirizza e coordina il personale amministrativo-contabile assegnato a SBA
· gestisce il personale assegnato da SBA al servizio centralizzato Amministrazione generale e gestione contabile
· fornisce consulenza amministrativo-contabile ai Direttori delle biblioteche e ai Responsabili dei punti biblioteca
· controlla e aggiorna i bilanci delle biblioteche e predispone il bilancio del centro servizi centralizzati
· consolida i bilanci settoriali nel bilancio generale di SBA per la predisposizione tecnica del bilancio di previsione e del bilancio consuntivo
· consolida gli inventari delle singole biblioteche al fine di redigere lo stato patrimoniale annuale di SBA
· cura la parte fiscale, contrattuale e finanziaria degli atti necessari al perseguimento delle finalità di SBA nel rispetto delle norme e dei regolamenti vigenti.
Il Responsabile amministrativo collabora con il Coordinatore alla soluzione dei problemi generali per il buon andamento della struttura.
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo ha un Coordinatore, nominato dal Direttore amministrativo tra il personale dell’area delle biblioteche presente in SBA. L’incarico dura cinque anni e può essere rinnovato.
Il Coordinatore del Sistema Bibliotecario è responsabile della gestione tecnica e amministrativo-contabile dell’intera struttura e, oltre agli altri compiti previsti dal regolamento amministrativo-contabile per il direttore del centro di spesa autonomo, ha, in particolare, le seguenti responsabilità:
· propone all’Amministrazione gli obiettivi generali triennali e annuali di SBA e cura il raggiungimento degli obiettivi stabiliti
· è responsabile della misurazione e valutazione delle biblioteche dell’Ateneo
· coordina i servizi centralizzati
· gestisce la mobilità interna al Sistema del personale assegnato a SBA
· è referente per tutto il personale assegnato a SBA
· propone al Direttore amministrativo i nomi dei Responsabili dei punti biblioteca, dei Responsabili dei servizi centralizzati e dei Direttori delle biblioteche.
Il Coordinatore esercita le sue funzioni in stretto collegamento con il Comitato del Sistema Bibliotecario di Ateneo.
Gli indirizzi scientifici, la distribuzione delle risorse e la politica di sviluppo dei servizi per la ricerca e la didattica saranno definiti secondo le modalità previste nello Statuto e nei regolamenti dell’Ateneo per le strutture di servizio organizzate in centri di spesa autonomi.
Il Comitato del Sistema Bibliotecario di Ateneo è composto dai Direttori delle biblioteche e dal Coordinatore di SBA. Opera in base alle indicazioni emerse dagli organi di indirizzo ed esercita le medesime funzioni che il regolamento amministrativo contabile prevede per il Consiglio del centro di spesa autonomo:
· approva il piano di programmazione annuale e quello triennale
· approva la ripartizione dei fondi assegnati tra le varie strutture.
Il Comitato inoltre coadiuva il Coordinatore nei suoi compiti e in particolare formula proposte ed esprime pareri in merito ai seguenti problemi:
· obiettivi generali da proporre nel piano di programmazione triennale e in quello annuale
· criteri di definizione dei dati e degli indicatori di misurazione e valutazione delle biblioteche
· misurazione dei carichi di lavoro e distribuzione del personale tra le strutture di SBA
· programmi di sviluppo dei servizi centralizzati
· criteri di suddivisione e gestione dei fondi assegnati
· riorganizzazione dei servizi e delle procedure di lavoro dei singoli punti biblioteca all’interno delle biblioteche, su proposta dei Direttori, nell’ambito degli obiettivi generali previsti dall’art. 3.
Il Comitato può essere convocato su richiesta di almeno i due terzi degli aventi diritto.
Il Comitato in forma allargata comprende tutto il personale responsabile di SBA. Tratta i seguenti punti:
· detta i criteri generali per l’utilizzo dei fondi e per la formazione del bilancio di previsione
· approva il bilancio preventivo e quello consuntivo.
Il Comitato può comunque decidere di convocarsi in forma allargata, con tutti i Responsabili dei punti biblioteca e i Responsabili dei servizi centralizzati, per discutere di particolari questioni.
Il Comitato può essere convocato in forma allargata su richiesta di almeno i due terzi dei Responsabili.
Ogni biblioteca ha una Commissione, che cura in particolare gli interessi dell’utenza, facendo proposte sullo sviluppo delle raccolte bibliografiche e dei servizi.
La Commissione è composta nel modo seguente:
· un massimo di quattro rappresentanti dei docenti, designati dalle strutture didattiche e scientifiche afferenti alla biblioteca
· un rappresentante degli studenti, designato dai rappresentanti degli studenti nei Consigli di Facoltà e di Dipartimento afferenti alla biblioteca
· un rappresentante del personale tecnico-amministrativo che opera nella biblioteca
· il Direttore della biblioteca.
La Commissione nomina al suo interno un presidente, che la convoca almeno una volta l’anno.
Per la Biblioteca di medicina valgono le norme previste dalla convenzione vigente.
All’interno del Sistema Bibliotecario di Ateneo possono essere organizzati gruppi di lavoro, a termine o permanenti, per affrontare problematiche generali, coinvolgendo il personale in modo trasversale all’organizzazione delle strutture interne.